Business Etikette für Frauen: Teil 2

Im zweiten Teil unserer Serie „Business Etikette für Frauen“ widmet sich Ulrike Friedl-Anderle, Trainerin und Coach, weiteren spannenden Themen und gibt Tipps zum Benehmen und Verhalten in Business-Situationen.

Im ersten Teil wurden die Themen Danke sagen, Wirkung sowie KLeiderordnung allgemein als auch speziell im Sommer behandelt.

5. Tischsitten beim Geschäftsessen

Wer setzt sich beim Geschäftsessen zuerst an den Tisch? Welche Gabel nimmt man zuerst? Darf ich schon mit dem Essen anfangen?

Wer von uns kennt nicht die Business Dinner-Szene aus Pretty Woman?

Die Szene, wo die wunderschöne Julia Roberts beim Business Dinner mit dem smarten Richard Gere und seinen Geschäftspartnern völlig überfordert ist und die Schnecken vom Besteck über den Tisch kullern.
Spätestens seither wissen wir, dass uns ein „Gewußt Wie“  beim Geschäftsessen einiges an Fettnäpfen und Peinlichkeiten ersparen kann:

Hier die Grundregeln im Restaurant

Das Wichtigste zuerst: ein höfliches, wertschätzendes Verhalten gegenüber den Mitarbeitern des Lokals! Wir können noch so perfekte Umgangsformen haben, wenn wir uns hier schlecht benehmen, ist der Etikette-Bonus verspielt.
Und wie weiter?

• Nicht mit dem Essen starten, bevor nicht alle in der Runde ihr Gericht haben, Ausnahme:  die noch wartende Person gestattet es
•  Anstandshäppchen (etwas überlassen):  nicht üblich, man kann, muss jedoch nicht alles aufessen
• Zahnstocher/Lippenstift nachziehen: immer den Tisch verlassen
• Keinesfalls über eigene Essgewohnheiten referieren (Bsp. kein Fett, gesundes Essen,..), nicht über seine Diät bzw. überhaupt über Diäten sprechen – entweder kein Business Dinner oder dezent das essen, was möglich ist
• Rauchen: auch wenn es gestattet ist, Erlaubnis einholen, jedoch frühestens vor dem Dessert
• Trinkgeld: ca. 5-10% des Rechnungsbetrages, je nach Niveau des Lokales, eleganteste Variante: nicht am Tisch bezahlen

No Go`s – ein paar Klassiker

• Sich in guten Restaurants selbst einen Tisch suchen
• Eigenhändig Tische um/oder zusammenstellen
• Schlüssel, Handy etc. auf den Tisch legen, telefonieren
• Benutztes Geschirr fürs Personal stapeln und weitergeben
• Mit dem Besteck gestikulieren
• Brille mit der Serviette putzen
• Gläser zum Einschenken anheben (außer Sekt/Champagner)

Geschäftsessen – Tipps für dich als Gastgeberin

• Wähle anlassgerecht und nach Vorlieben deiner Gäste das passende Restaurant aus
• Ab einer Gruppe von 10 Gästen bestelle am besten Menü und Wein im voraus, bitte zum Aperitif, plane eventuell eine Sitzordnung
• Du startest, indem du den Brotkorb reichst, deine Serviette entfaltest, den Wein freigibst
• Danke zum Abschluss für das gute Gespräch, nette Atmosphäre und die nette Gesellschaft
• Bezahle die Rechnung diskret oder lass sie dir schicken
• Kümmere dich um die Bereitstellung der Garderobe, begleite die Gäste hinaus und verlasse das Lokal als letzte
• Bring deine Gäste zum Taxi oder ins Hotel

Geschäftsessen –  Tipps für dich als Gast

• Weise bei der Einladung auf mögliche Allergien, Essgewohnheiten (Vegetarierin, etc.) hin
• Bitte nicht beim Essen herummäkeln, weder über die Speisen noch über das Lokal oder das Personal
• Nimm Speiseempfehlungen der Gastgeber dankbar an (so sie zu deinem Geschmack passen)
• Bei Bekleidungsvermerken halte diese am besten ein (oder erkundige dich im Zweifel)
• Sei niemals die Erste: weder beim Platznehmen, noch beim Griff zur Serviette, noch beim Essen
• Bedanke dich zum Abschluss herzlich

Tischsitten und Esskultur

Besteck:

• von außen nach innen benützen (oberhalb des Tellers = Dessertbesteck)
• Führe das Besteck zum Mund (nicht umgekehrt)
• kein Finger auf der Messerklinge, gestikuliere nicht mit dem Messer
• während des Essens berührt das Besteck nicht mehr den Tisch
• Suppenlöffel am Ende nicht in die Suppentasse, sondern auf die Untertasse (gilt auch für Kaffee- und Teelöffel)
• gekreuztes Besteck = der Ess-Vorgang ist nicht abgeschlossen 
• parallel gelegtes Besteck = es kann abgeräumt werden
• Dessertbesteck: Löffel in der rechten, Gabel in der linken Hand (bei Rechtshändern): Gabel weggelassen z.B. beim Eis, Löffel weglassen bei Kuchen

Körperhaltung:

• Mund beim Kauen geschlossen halten und nie zu voll, auf schönes Bild der eigenen Haltung und Gestik achten
• Abstand Tischplatte zu Körper: ca. 10 cm, aufrechte Haltung, Beine parallel zueinander
• Hände nur bis knapp über das Handgelenk seitlich des Platztellers auflegen, Arme nicht seitlich abheben, Oberkörper nicht  über den Tisch lehnen

Gläser/Getränke:

• Getränkegläser am Stiel halten (ausgenommen Cognac-Schwenker)
• Gläser ebenso wie das Besteck von außen nach innen verwenden
• Sekt und Champagner passen während des gesamten Menüs, ansonsten leichter vor schwerem Wein, Weißwein vor Rotwein, trockener vor süßem Wein
• Größere Weingläser für Rotwein, kleinere Weingläser für Weißwein
• Einschenken: Weißwein-Glas ca. bis zur Hälfte, Rotwein-Glas ca. ein Drittel
• Bevor man zum Glas greift, tupft man mit der Serviette den Mund ab (keine Fettränder bzw. Lippenstiftflecken)

Allgemeines:

• Gedeck (Brot/Butter/Aufstrich): nie ganze Brotscheibe/Semmel bebuttern und abbeißen, sondern Stücken abbrechen, bestreichen und zum Mund führen
• Stoff-Servietten auf die Oberschenkel legen, Papierserviette bleibt am Tisch liegen, Beendigung: Servietten falten und links neben dem Teller platzieren, während des Essens aufstehen: Serviette auf den Sessel legen

Ups – was tun bei einem Missgeschick?

Am besten die Angelegenheit so klein wie möglich halten, nicht zuviel Aufsehen machen, eine freundliche Entschuldigung reicht, oder einfach ignorieren – bei sich selbst wie auch bei den Anderen.
Ich möchte die Serie über Tischsitten mit einem, immer noch zeitgemäßen Zitat von Adolph Freiherr von Knigge (1752-1796) beenden:
„..gutes Benehmen gehört zu den kleinen Dingen der Welt, aber man kann immer und überall auf Menschen treffen, die darauf Wert legen und von denen die eigene Wohlfahrt abhängt.. “
In diesem Sinne – Guten Appetit!  

6. Nein Sagen: Das fällt gerade Frauen oft schwer

Jede von uns erlebt Situationen, wo ein höfliches, aber klares NEIN die für die Situation am besten geeignete Antwort wäre. Oft aber fehlt uns der Mut, nein zu sagen. Wir sagen JA und meinen NEIN. NEIN sagen zu lernen ist eine wichtige Maßnahme gegen Stress.

Ist es dir auch schon öfters so ergangen, dass du dir vorgenommen hast, den Kollegen, der dir immer wieder Arbeiten zuschanzt, in die Schranken zu weisen und ein überzeugtes NEIN auf seine Versuche zu erwidern. Und wenn es dann soweit ist, lässt du dich doch wieder zu einem JA breit schlagen?

Warum sagen wir nicht einfach NEIN?

Kennst du folgende Gedanken-Karussels?

– du stimmst zu, obwohl du eigentlich NEIN sagen willst, weil du nicht egoistisch sein möchtest?
– du befürchtest, dein Gegenüber ist bei einem NEIN enttäuscht von dir?
– du hast Angst vor Konflikten und sagst deswegen lieber JA?
– du glaubst in Ungnade zu fallen, wenn du NEIN sagst?

Diese Ängste sind angelernt. Viele von uns haben als Kinder öfter Situationen erlebt, in denen unser Verhalten durch Liebesentzug gesteuert werden sollte: „Wenn du dies oder jenes nicht machst, dann hab ich dich nicht mehr lieb…“

Genau so können wir wieder lernen, auf unsere Bedürfnisse und Wünsche zu hören. Es geht nicht darum, in jeder Situation NEIN zu sagen. Aber wäge ab, ob du zustimmst, weil du dem anderen helfen willst oder ihm eine Freude bereiten möchtest oder ob du JA sagst, weil du Angst hast, NEIN zu sagen. Sei dir bewusst, dass deine Bedürfnisse genauso wichtig sind wie die der anderen und stehe dafür ein.

Wenn sich wie in den Situation oben beschrieben, schon Gefühle der Ärgers bzw. der Unsicherheit (ja darf ich denn überhaupt NEIN sagen?) aufgestaut haben, erfolgt meist eine zu heftige Verneinung. Unsere Gesprächspartner bleiben ratlos und im schlechtesten Fall verstört und verärgert zurück.

Ein höfliches NEIN,  welches freundlich aber bestimmt ausgedrückt wird, gibt sowohl uns selbst, als auch unserem Gegenüber die Möglichkeit ihr/sein Gesicht zu wahren und wirkt niemals verletzend. Am besten wir stellen ein paar Fragen an uns selbst, weswegen uns das souveräne NEIN so schwer fällt: 

• Welche Vorteile/Nachteile hat es, wenn ich JA sage, obwohl ich NEIN meine?
• Was wäre das schlimmstmögliche Ergebnis meines NEIN? Wie realistisch sind meine Befürchtungen?
• Was würde ich von einer anderen Person denken, die in so einer Situation NEIN sagt?

10 Tipps für ein smartes und höfliches NEIN

Hier führe ich dir 10 Varianten auf, wie du smart und höflich NEIN sagen lernen kannst:

• NEIN, weil………Begründung anführen, Aber Achtung: eigentlich braucht ein NEIN keine Begründung, wir begründen das meist nur aus Höflichkeit. Werde hier nicht zu weitschweifig und verwässere deine Antwort nicht mit Worten wie „möglicherweise, vielleicht, eigentlich“. Sonst denkt dein Gegenüber, es gibt noch die Möglichkeit, dich umzustimmen.
• NEIN, aber dafür mache ich, biete ich an……Alternativen anbieten
• Dieses Mal noch, aber beim nächsten Mal nicht mehr……..Ankündigung des NEIN, aber dann musst du beim nächsten Mal wirklich bei deinem NEIN bleiben, sonst wirst du schnell unglaubwürdig.
• Kann ich mir das noch überlegen?…….NEIN aufschieben/Bedenkzeit, diese Variante ist besonders für die Anfangszeit, wenn du NEIN sagen wieder erlernst, zu empfehlen.
• Was wäre, wenn ich jetzt NEIN sage?…..Konsequenzen erfragen
• Ich kann das nur machen, wenn….Bedingungen setze
• Das tut mir leid für Sie, das kenne ich……..indirekte Anfrage überhören
• Das geht gerade nicht, bitte kommen Sie später wieder…….Befristetes NEIN
• Hmhm.. NEIN, leider nicht…vorher überlegen
• NEIN, das mache ich prinzipiell nicht…besonders effektiv, da man gegen Prinzipien schwer etwas einzuwenden hat. Diese Antwort passt allerdings nur, wenn es wirklich deinen Prinzipien widerspricht, weil hier sicherlich oft die Warum-Frage kommt.

7. Business-Etikette: Die Begrüßung und Vorstellung

• Du bist Bewerberin und kommst zum Vorstellungsgespräch? Wer gibt wem zuerst die Hand?
• Du bummelst mit deiner Freundin durch die Stadt und triffst deine Abteilungsleiterin. Wem stellst du wem zuerst vor und Handschuhe hast du auch an – muss man die nun ausziehen, wenn man einander die Hand reicht oder darf man sie anbehalten?
• Der Big Boss und die Abteilungsleiterin sitzen zusammen, dein Kollege betritt den Raum und stockt, wen soll er zuerst begrüßen, die Dame, den Boss? Oder reicht vielleicht ein freundlicher Gruß, ein Kopfnicken?
• Ein Opa lernt die Schulfreundin seiner Enkeltochter kennen;  stellt er sich als Etikette-erprobter Herr dem Mädchen zuerst vor?

Wenn es um das einander Vorstellen, Bekanntmachen oder Begrüßen geht, sind meist viele Fragen offen…Höflichkeit in solchen Situationen verlangt ein bisschen Wissen und viel Fingerspitzengefühl:

Wer stellt sich wem zuerst vor

• Die rangniederere Person der ranghöheren Person (nach Hierarchie im Geschäftsleben)  – als kleine Hilfe: die ranghöhere Person erfährt zuerst, mit wem sie es zu tun hat!
• Der Herr der Dame (lt. den traditionellen Regeln) – in der modernen Business Etikette obsolet, aber hier beginnt das Feingefühl für Situationen bzw. Umstände: wenn du im Berufsleben mit sehr tradierten Männern zu tun hast, dann empfehle ich, traditionelle Regeln zu achten
• Der/die MitarbeiterIn dem/der Vorgesetzten (auch hier: Hierarchien achten)
• Der/die Hinzukommende den/die Anwesenden
• Und wichtig: sich selbst stellt man nie mit seinem akademischen Titel vor

Wer reicht wem zuerst die Hand

• Die ranghöhere Person der rangniedereren
• Die Dame dem Herrn (in der Traditions-Regel!)
• Der/die Vorgesetzte dem/der MitarbeiterIn
• Als Gastgeberin (in deinem Büro) genießt du Hausrecht und reichst deinen Kunden zuerst die Hand

Jedoch darf eine zur Begrüßung angebotene Hand nie übersehen werden, egal ob die korrekte Rangfolge beachtet wurde oder nicht. Weil Benehmen immer noch mehr bedeutet als die Spielregeln der Etiktette zu kennen!

Du als Frau allerdings stehst bei der Begrüßung immer auf (um keine „Schieflage“ im Gespräch zu erzeugen..).

Wer eine Visitenkarte erhält, schaut diese immer an (würdigt sie), bevor er sie vor sich hinlegt oder einsteckt.

Und wenn wir zum Beginn des Etikette-Teils zurückkehren und die Fragen nun gemeinsam auflösen:

• Beim Bewerbungsgespräch wartest du, bis man dir die Hand reicht
• Du triffst beim Bummeln deine Abteilungsleiterin – und stellst ihr (als Ranghöhere) deine Freundin vor – und ja, falls ihr euch per Handschlag begrüßt, du darfst die Handschuhe anlassen..
• Wenn dein Kollege den Raum betritt, so reicht meist ein Kopfnicken, sollte die Situation eine Begrüßung per Händedruck erfordern, so ist es nicht an ihm, damit zu starten, das sollte in dem Fall vom Ranghöchsten (hier „Oberboss“) ausgehen.
• Und auch wenn der Opa sehr „Etikettesicher“ ist und traditionellerweise der Herr sich der Dame vorstellt, so ist es aufgrund des großen Altersunterschiedes an dem Mädchen, sich dem älteren Herrn vorzustellen.

Situation und Umfeld bestimmen die Umgangsformen

In der modernen Business Etikette jedoch wird nach hierarchischen Rängen vorgestellt und begrüßt. Im Unterschied zum Miteinander bekanntmachen – das erfolgt auf einer Rang-Ebene und befreit von Etikette-Maßstäben.

8. Anleitung zum erfolgreichen Small Talk

Mmhhh…was sage ich jetzt am besten? Wie kann ich mich am besten in den Small Talk einbringen? Du stehst gerade in der Pause eines Meetings mit deinem Chef und einem wichtigen Kunden beisammen und dir wollen einfach nicht die richtigen Worte einfallen.

Die Furcht vor peinlichem Schweigen im Zusammentreffen mit anderen, die Sorge, nicht zu wissen, was wir mit uns unbekannten Menschen sprechen sollen (oder wollen, oder können..) sind Gefühle, die vielen Menschen vertraut sind.

Aber auch die innere Abwehrhaltung:  gar nicht so oberflächlich dahinplaudern zu wollen, gar keinen Small Talk anzustreben…

Nun, den Ängsten vor Situationen, wie du dich im „Small Talk“, also im locker und leichten „kleinen Gespräch“  mit anderen Menschen verständigst, ist mit ein paar Tipps und Tricks beizukommen. 

Ein netter Small Talk kann auch der Einstieg zu einem intensiver werdenden Gespräch sein, signalisiert er neben unserer souveränen Haltung auch Interesse an den anderen Menschen. Den Small Talk zeichnet die Leichtigkeit aus, der Grundbaustein einer guten Gesprächskultur zu sein. Ein Small Talk kann der Beginn von mehr sein, muss es aber gar nicht, er sichert uns in jedem Fall einen guten Auftritt.

Tabu-Themen im Small Talk (worüber Sie nicht sprechen sollten): Tod, Krankheit, Rassenfragen, Religion, Kritik an anderen Personen, Politik

Themen, die immer einsetzbar sind und worüber immer geredet werden kann: Wetter (am besten verknüpft mit ein paar persönlichen Sätzen, Hobbies, um nicht zu langweilig zu sein), Kunst, Sport, Hobbies, aktuelle Ereignisse, Literatur, Filme, Urlaubseindrücke, Freizeitgestaltung usw. Wenn du an einer Veranstaltung teilnimmst: die Veranstaltung an sich (der Empfang, Kongress, Vortrag, Vortragende…), das Gebäude, der Raum, Sehenswürdigkeiten vor Ort, Besonderheiten der Umgebung.

Auch das Wissen um das Einhalten von Distanzzonen ist wichtig für jeden positiven Gesprächsverlauf:

• Intime Zone (bis 60 cm): nicht Small Talk  tauglich, nur sehr vertrauten Personen vorbehalten
• Persönliche Zone (60 bis 120 cm):  für Small Talk geeignet , innerhalb dieser Spanne wird variiert

Wie steige ich erfolgreich in ein Gespräch ein?

10 total sichere Einstiegssätze gibt es nicht, dazu sind die Menschen, aber auch die Umstände zu unterschiedlich. Deshalb wähle am besten den Einstieg nach folgenden Kriterien:

• In welcher Situation befinde ich mich: offiziell, beruflich, privat
• Wie schätze ich die Person ein, die ich ansprechen will: konservativ, modern, locker, ernst, humorvoll
• Welche Ausdrucksweise passt zu mir? traditionell, leger, witzig, seriös
• Wie will ich wirken: z.B. ernst, nachdenklich, ungezwungen, seriös

Small Talk Grundbausteine
…die Situation
…die andere Person
…dritte Personen
…Gegenstände/Tiere
…man selbst

Dazu könntest du:
…eine Frage stellen
…eine eigene Meinung äußern
…eine fremde Meinung mitteilen
…eine persönliche Meinung mit einer Frage verbinden bzw. eine Tatsache  feststellen

Die besten Small Talk Einstiegs-Szenarien:
Signalisiere „es gibt momentan nichts Wichtigeres als dich, liebes Gegenüber“. Stelle offene Fragen, höre empathisch zu (Aufmerksamkeit, Augenkontakt, Interesse zeigen). Stelle dich selbst vor (Vor und Zuname), bitte eventuell um einen Gefallen oder biete selbst Hilfe an.

Nutze die Aussagen anderer, um dich einzuklinken. Setze richtig gewählte Komplimente ein (weder plump noch unehrlich, vor allem nicht übertrieben, das ist  sofort spürbar). Keinesfalls etwas Negatives erzählen, keine eigenen negativen Meinungen.

Am besten übst du dich im Small Talk, in dem du jede Gelegenheit für ein kleines Gespräch nützt, und sei es mit der Vorderfrau an der Supermarkt-Kasse.

Reden lernt man am besten durch reden– einen Small Talk führen ebenso!

u.friedl@aon.at