So steigerst du deine Produktivität im Job

„Den Entwurf für das neue Logo benötigen wir bis übermorgen“ oder „Bitte senden Sie mir die Präsentation so schnell wie möglich zu“. Sätze wie diese gehören zur beruflichen Tagesordnung.

Produktivität, das ist es, was Arbeitgeber oder Auftraggeber heute immer mehr fordern. Hauptsache viel abarbeiten und das innerhalb kürzester Zeit. Doch das Arbeiten auf Druck fällt nicht jeder Person auf Anhieb zu.

In diesem Beitrag findest du Tipps, wie du den ganzen Tag produktiv bleibst, deine Arbeitszufriedenheit steigerst und fokussierter arbeitest. Du erfährst, was alles einen Einfluss auf deine Produktivität hat und wie du das optimierst.

Erledige große Aufgaben zuerst

Wenn es um Produktivität geht, ist eine gute Planung sehr hilfreich. Erstelle am Beginn des Arbeitstages (oder noch besser am Ende der vorigen Arbeitstages) eine To-Do Liste. Bewerte dann einzelnen Aufgaben auf der To-Do Liste nach Priorität (was muss zwingend zuerst erledigt werden, was kann noch warten).

Starte dann am Morgen mit den größten (wichtigsten) Aufgaben. Denn morgens sind wir noch ausgeruht und können uns besser konzentrieren. So gehen die großen Aufgaben viel leichter von der Hand.

Manage deine Zeit

Zeit ist Geld, das kennt wohl jeder. Aber dennoch fällt es vor allem an stressigen Tagen, an denen gefühlt jeder etwas von einem möchte, schwer, die Zeit effektiv zu nutzen. Da bleibt dann durch das ganze Hin und Her doch die eine oder andere Aufgabe, die sonst zu den Routineabläufen gehört, liegen. Hier lautet das Zauberwort: Zeitmanagement.

Dazu halten Unternehmen bereits Schulungen für ihre Mitarbeiter ab. Denn klar ist, bezahlt werden Arbeitgeber nicht mehr nur nach Stunden, sondern für die Ergebnisse, die sie am Ende des Monats vorweisen können. Das sollten Selbständige natürlich genau so im Auge behalten, um wirtschaftlich agieren zu können.

Es gibt Strategien, die das Arbeiten effektiver machen. Ein Zeitprotokoll, ein Terminplaner oder eine durchdachte Ordnung am Arbeitsplatz gehören zu den effizienten, produktivitätssteigernden Maßnahmen im Arbeitsalltag, die einfach und schnell umsetzbar sind.

Helfen kann auch, das Gespür für Zeitmanagement zu überprüfen, also sich selbst zu fragen: „Verbringe ich zu viel Zeit mit unwichtigen Aufgaben und bleiben wichtige Aufgaben dann häufig liegen?“, „Wie lange brauche ich, um wichtige Unterlagen/Dateien an meinem Arbeitsplatz zu finden?“ oder „Schiebe ich wichtige Aufgaben bis kurz vor Deadline auf?“.

Versuche Ablenkungen durch Social Media zu vermeiden. Jeder von uns kennt es: man wollte nur kurz etwas auf Facebook, Instagram usw. nachschauen und schon verfällt man dem endlosen Scrollen. Und schwups ist die eine oder andere halbe Stunde futsch. Abhilfe können sog. Anti Social Apps bringen.

Durchatmen: Mach Pausen für mehr Produktivität

Schnell, schneller, am schnellsten. Wobei „am schnellsten“ wohl das Tempo in der heutigen Arbeitswelt vorgibt. So verzichten einige ab und an auf die Pause, um schnell fertig zu werden und möglichst viele Aufträge schnell abzuarbeiten. Doch zwischendurch muss auch Zeit zum Atmen beziehungsweise zum Entspannen sein.

Um den Fokus besser zu halten und Ermüdungserscheinungen vorzubeugen, vermeide „Multitasking“ und plane regelmäßige, kurze Pausen ein. Sehr gut funktioniert das für mich mit der Pomodoro-Technik, die ich in diesem Beitrag vorstelle.

Natürlich steht meist kein Bett für einen Powernap bereit, aber das Tempo sollte in einer Pause einmal abgebremst werden. Wer sich keine Stunde in die Kantine setzen möchte, der sollte aber zumindest Wert auf den Lieblingstee mit einem Stück Schokolade oder das kurze Gespräch mit den Kollegen über Themen fernab des Arbeitsalltags legen.

Du kannst deinem Arbeitsalltag durch folgende Pausenzeiten Struktur geben, dies sorgt dann wiederum für effizientes und produktives Arbeiten.

⦁    Kurze Minuten der Auszeit: Eine kurze Pause nach etwa 45 Minuten Arbeitszeit, in der sich bewegt oder einfach mal gestreckt und an etwas Schönes gedacht wird, das kurz innehalten lässt.

⦁    Die übliche Kaffeepause: Zeit für einen warmen Kaffee oder den Tee kann sich nach etwa zwei bis zweieinhalb Stunden genommen werden. Dabei kann sich dann durchaus mal zwanzig Minuten Luft verschafft werden.

⦁    Die Mittagspause: Eine längere Pause von bis zu einer Stunde sollte nach circa vier Stunden gemacht werden.

Wenn du dich zwischendurch müde und ausgepowert fühlst, kannst du auch einfach mal einen Moment lang meditieren und die „One-Moment-Meditation“ ausprobieren:

Gestalte einen gesunden Arbeitsbereich

Die Umgebung, in der wir arbeiten, hat einen großen Einfluss auf unsere Produktivität und Leistungsfähigkeit unseres Gehirns. Je wohler wir uns fühlen, je inspirierender die Umgebung ist und je weniger sie uns ablenkt, desto effektiver arbeiten wir.

Zum Wohlfühlen trägt definitiv die Raumtemperatur bei. Denn sowohl Schweißausbrüche als auch Zittern bewirken kaum eine angenehme Arbeitsatmosphäre, in der du dich auf deine Aufgaben konzentrieren kannst.

Im Sommer darf die Temperatur im Büro nach Verordnungen nicht über 26 Grad Celsius betragen. Effektives Arbeiten ist im Sommer bei geistiger Tätigkeit am besten um die 24 Grad und im Winter um die 22 Grad Celsius möglich.

Entscheidend für ein angenehmes Arbeitsklima ist jedoch auch die Luftfeuchtigkeit. Denn ist die Luft im Büro zu trocken, kommt es vor dem Bildschirm schnell zu trockenen Augen, Kopf- oder Halsschmerzen. Die Luftfeuchtigkeit sollte zwischen 40 und 60 Prozent, aber im Winter nicht über 50 Prozent liegen. Gemessen wird die Luftfeuchtigkeit mit einem Hydrometer.

Erhöhen lässt sich die Luftfeuchtigkeit am einfachsten mit lüften, lüften und noch einmal lüften. Das kann nicht nur dem Mittagstief vorbeugen. Ratsam ist es generell, einmal pro Stunde in Absprache mit den Kollegen die verbrauchte Büroluft gegen Frischluft zu tauschen.

Aber im Winter ist nicht nur aufgrund von Frostbeulen im Kollegenkreis auf häufiges und langes Lüften zu verzichten. Denn die kalte Außenluft enthält bereits wenig Feuchtigkeit und ist deshalb eher kontraproduktiv für eine angenehme Büroluft.

Für mehr Luftfeuchtigkeit im Büro kannst du aber auch mit Pflanzen sorgen, die die Luftfeuchtigkeit erhöhen. Besonders eignen sich hierfür großblättrige Pflanzen wie Zimmerlinde, Einblatt, Schusterpalme, Drachenbaum, Bogenhanf oder Zyperngras. Außerdem haben die Pflanzen eine natürliche Filterfunktion gegen Staub sowie von Drucker oder Computer produzierte Schadstoffe.

Zudem haben Studien ergeben, dass Büropflanzen die Produktivität erhöhen und sich positiv auf die Stimmung der Mitarbeiter auswirken. Untersuchungen, in denen Pflanzen für eine gewisse Zeit in Büroräume gestellt und wieder entfernt wurden, ergaben, dass sich die Produktivität in der „bepflanzten“ Zeit um circa 15 Prozent erhöhte.

Lebendiges Grün im Büro hat demnach sowohl einen psychologischen als auch einen luftbefeuchtenden Effekt.

Wie uns Farben im Büro beeinflussen, erfährst du in diesem Beitrag.

Was du bei der Büroausstattung beachten solltest

Nach acht Stunden vor dem Computer mal wieder mit Rücken- oder Nackenschmerzen zu tun? Dies gehört für einige zum Alltag dazu. Oft ist der Grund für Verspannungen, Kopfschmerzen oder einem ziehendem Schmerz im Rücken falsche beziehungsweise unpassende Büromöbel.

Für Angestellte gilt: Der Arbeitgeber ist durch das Arbeitsschutzgesetz sowieso verpflichtet gewisse Mindestkriterien für einen ergonomischen Arbeitsplatz zu erfüllen. Nach dem Unterzeichnen des Arbeitsvertrags muss der Arbeitgeber dem Angestellten einen Arbeitsplatz zur Verfügung stellen, der keine gesundheitlichen Schäden mit sich bringt.

Unter diese Verpflichtung fallen unter anderem ergonomische Tische und Stühle. Mit einer ergonomischen Ausstattung wird die Produktivität der Mitarbeiter unterstützt.

Aber auch Selbständige sollten auf Ergonomie achten und nicht auf dem ausrangierten Küchenstuhl arbeiten. Doch was gehört denn nun eigentlich zu einem ergonomischen Arbeitsplatz?

⦁    Der ergonomische Tisch
Die mittlere Reihe der Tastatur sollte sich in Höhe der Ellbogen befinden und zwischen den Oberschenkeln und der Unterkante der Tischplatte sollte etwa eine Handbreit Platz sein.

⦁    Der ergonomische Stuhl
Der Bürostuhl sollte die Wirbelsäule stützen. Zudem sollte es möglich sein, bis an die Rückenlehne heranzurutschen, ohne, dass die Füße den Bodenkontakt verlieren. Außerdem sollte zwischen vorderer Stuhlkante und Kniekehlen eine Handbreit Platz sein und die Möglichkeit bestehen, die Ellbogen locker auf die Armlehnen zu legen, ohne, dass der Rücken gekrümmt werden muss.

Arbeitszeit: flexibel und produktiv

Ob Job-sharing, Gleitzeit oder Vertrauensarbeitszeit. Mittlerweile gibt es die verschiedensten Arbeitszeitmodelle, welche nicht nur dem Arbeitgeber die Möglichkeit geben, Arbeitskraft effizient zu nutzen, sondern den Arbeitnehmern auch mehr Work-Life-Balance ermöglichen.

Flexiblere Arbeitszeiten erleichtern die Vereinbarkeit von Familie und Beruf, die immer wichtiger wird. Dann können berufstätige Mütter das Kind ab und zu doch einmal selbst vom Kindergarten abholen oder die Arbeit im Home-Office und die Kinderbetreuung kombinieren.

Und wer merkt, dass das eigene Freizeit- und Familienprogramm trotz Arbeitsstress nicht zu kurz kommt, fühlt sich automatisch wohler und geht dementsprechend mit mehr Zufriedenheit an die Arbeit. Diese durch die Balance von Arbeit und Sozialleben geschaffene Zufriedenheit, schafft dann wiederum eine produktivere Arbeitsweise.

Denn die meisten Mitarbeiter schätzen heute bereits flexible Arbeitszeiten, da sie Zeitsouveränität bieten und sie sich dadurch mehr mit den Leitlinien des Unternehmens identifizieren können und so meist mit mehr Einsatz und produktiver arbeiten.

Dies und Das für mehr Effizienz und Produktivität am Arbeitsplatz

⦁    Einfach auch mal „Nein“ sagen. Wer den Kollegen ständig aushilft, gerät in Stress und schafft seine eigene Arbeit kaum.
⦁    Privates Handy abschalten und mit den Kollegen immer wieder gezielt Momente der Ruhe schaffen.
⦁    Positive Thinking: Nicht alles gleich immer schwarzsehen, dann droht schnell Frust, der auf die Produktivität geht. Es gibt einfach Tage, an denen es trotz Plan nicht planmäßig verläuft, aber Menschen sind halt einfach nicht unfehlbar.
⦁    Bewusste Momente im Privaten schaffen, die die Batterien aufladen. Wie zum Beispiel einen Wellness-Tag oder einen Tag, an dem sich bewusst Zeit für Freunde oder Sport genommen wird.
⦁    Mehr als einen Urlaub Auszeit nehmen: Es wird gesagt, dass etwa erst nach zehn Tagen wirklich abgeschaltet werden kann, aber dennoch ist die Urlaubszeit natürlich beschränkt.

Wer sich einfach nur noch ausgelaugt fühlt und bei wem die Arbeit immer mehr zu quälenden Gedanken führt, sollte über ein Sabbatical nachdenken. Vorher sollten sich Arbeitnehmer jedoch mit den Rahmenbedingungen des Sabbaticals auseinandersetzen.