Produktivität zählt: Tipps, die Stimmung und Leistung am Schreibtisch heben

Effektivere Arbeit mit Wohlfühlfaktor

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„Das sollte besser heute als morgen erledigt sein!“ oder „Bitte schauen Sie, dass Sie mehr abgearbeitet bekommen!“ Produktivität, das ist es, was Arbeitgeber heute immer mehr fordern. Hauptsache viel abarbeiten und das innerhalb kürzester Zeit. Doch das Arbeiten im Akkord fällt nicht jeder Person auf Anhieb zu. Neben Erfahrung und Tagesform, können nachfolgende Tipps die eigene Produktivität im Job erhöhen.

Den Raum mit Leben, Luft und wohliger Temperatur füllen

Um seinen eigenen Workflow zu verbessern, kann vieles in der Büroumgebung getan werden. Denn Schweißausbrüche oder Zittern bewirken kaum eine angenehme Arbeitsatmosphäre, in der sich auf die Aufgaben konzentriert werden kann. Im Sommer darf die Temperatur im Büro nach Verordnungen nicht über 26 Grad Celsius betragen. Effektives Arbeiten ist im Sommer bei geistiger Tätigkeit am besten um die 24 Grad und im Winter um die 22 Grad Celsius möglich.

Entscheidend für eine angenehme Raumumgebung ist jedoch zudem die Luftfeuchtigkeit. Denn ist die Luft im Büro zu trocken, kommt es vor dem Bildschirm schnell zu trockenen Augen, Kopf- oder Halsschmerzen. Die Luftfeuchtigkeit sollte zwischen 40 und 60 Prozent, aber im Winter nicht über 50 Prozent liegen. Gemessen wird die Luftfeuchtigkeit mit einem Hydrometer. Erhöhen lässt sich die Luftfeuchtigkeit am einfachsten mit lüften, lüften und noch einmal lüften. Das kann nicht nur dem Mittagstief vorbeugen. Ratsam ist es generell, einmal pro Stunde in Absprache mit den Kollegen die verbrauchte Büroluft gegen Frischluft zu tauschen. Aber im Winter ist nicht nur aufgrund von Frostbeulen im Kollegenkreis auf häufiges und langes Lüften zu verzichten. Denn die kalte Außenluft enthält bereits wenig Feuchtigkeit und ist deshalb eher kontraproduktiv für eine angenehme Büroluft. Für mehr Luftfeuchtigkeit im Büro sorgen aber auch Pflanzen. Diese erhöhen die Luftfeuchtigkeit und filtern Staub sowie von Drucker oder Computer produzierte Schadstoffe aus der Luft.

Zudem haben Studien ergeben, dass Büropflanzen die Produktivität erhöhen und sich positiv auf die Stimmung der Mitarbeiter auswirken. Untersuchungen, in denen Pflanzen für eine gewisse Zeit in Büroräume gestellt und wieder entfernt wurden, ergaben, dass sich die Produktivität in der „bepflanzten“ Zeit um circa 15 Prozent erhöhte. Lebendiges Grün im Büro hat demnach sowohl einen psychologischen als auch einen luftbefeuchtenden Effekt. Für die Arbeit eignen sich besonders robuste Pflanzen, wie Schusterpalme, Bogenhanf, Einblatt, Zimmerlinde oder Zypergras.

Ergonomie ist alles!? Die passende Büroausstattung

Nach acht Stunden vor dem Computer mal wieder mit Rücken-, oder Nackenschmerzen zu tun? Dies gehört für einige zum Alltag dazu. Oft ist der Grund für Verspannungen, Kopfschmerzen oder einem ziehendem Schmerz im Rücken, falsches beziehungsweise unpassendes Arbeitsmobiliar. Der Arbeitgeber ist durch das Arbeitsschutzgesetz sowieso verpflichtet gewisse Mindestkriterien für einen ergonomischen Arbeitsplatz zu erfüllen. Nach dem Unterzeichnen des Arbeitsvertrags ist der Arbeitgeber verpflichtet, seinen Angestellten einen Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen, der keine gesundheitlichen Schäden mit sich bringt. Unter diese Verpflichtung fallen unter anderem ergonomische Tische und Stühle. Mit einer ergonomischen Ausstattung wird die Produktivität der Mitarbeiter unterstützt. Doch was gehört zu einem ergonomischen Arbeitsplatz?

Eine unpassende Sitzposition kann für Rückenbeschwerden sorgen.

Eine unpassende Sitzposition kann für Rückenbeschwerden sorgen.

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⦁    Der ergonomische Tisch
Die mittlere Reihe der Tastatur sollte sich in Höhe der Ellbogen befinden und zwischen den Oberschenkeln und der Unterkante der Tischplatte sollte etwa eine Handbreit Platz sein.

⦁    Der ergonomische Stuhl
Der Bürostuhl sollte die Wirbelsäule stützen. Zudem sollte es möglich sein, bis an die Rückenlehne heranzurutschen, ohne, dass die Füße den Bodenkontakt verlieren. Außerdem sollte zwischen vorderer Stuhlkante und Kniekehlen eine Handbreit Platz sein und die Möglichkeit bestehen, die Ellbogen locker auf die Armlehnen zu legen, ohne, dass der Rücken gekrümmt werden muss.

Schaffe ich das? Ja, mit Ordnung und effektiver Planung

Zeit ist Geld, das kennt wohl jeder. Aber dennoch fällt es vor allem an stressigen Tagen, an denen gefühlt jeder etwas von einem möchte, schwer, die Zeit effektiv zu nutzen. Da bleibt dann durch das ganze hin und her doch die eine oder andere Aufgabe, die sonst zu den Routineabläufen gehört, liegen. Hier lautet das Zauberwort: Zeitmanagement.

Dazu halten Unternehmen bereits Schulungen für ihre Mitarbeiter ab. Denn klar ist, bezahlt werden Arbeitgeber nicht mehr nur nach Stunden, sondern für die Ergebnisse, die sie am Ende des Monats vorweisen können. So sollten sich Strategien angeschaut werden, die das Arbeiten effektiver machen. Hier bewährt es sich, wie auch in anderen Lebensbereichen, einen Plan zu haben. Dieser hilft dabei, Stress und Hektik runterzufahren. Klar, kann der Plan durch unerwartete Aufgaben ins Wanken geraten, aber dennoch sorgt ein gewisser Ablauf, der einen roten Faden für Tag und Woche gibt, für Druckabbau. Denn so werden „Dauergedanken“ über noch anstehende Aufgaben erst einmal verbannt und nach und nach einfach die To-Do-Liste abgearbeitet. Ein Zeitprotokoll, ein Terminplaner oder eine durchdachte Ordnung am Arbeitsplatz gehören zu den effizienten, produktivitätssteigernden Maßnahmen im Arbeitsalltag, die einfach und schnell umsetzbar sind. Behilflich kann es zudem sein, sein Gespür für Zeitmanagement zu überprüfen, also sich selbst zu fragen: „Verbringe ich zu viel Zeit mit unwichtigen Aufgaben und bleiben wichtige Aufgaben dann häufig liegen?“, „Wie lange brauche ich, um wichtige Unterlagen/Dateien an meinem Arbeitsplatz zu finden?“ oder „Schiebe ich wichtige Aufgaben bis kurz vor Deadline auf?

Arbeitszeit: Produktiv durch flexiblen Arbeitsplatz

Ob Job-sharing, Gleitzeit oder Vertrauensarbeitszeit. Mittlerweile gibt es die verschiedensten Arbeitszeitmodelle, welche nicht nur dem Arbeitgeber die Möglichkeit geben, Arbeitskraft effizient zu nutzen, sondern den Arbeitnehmern auch mehr Work-Life-Balance ermöglichen. Flexiblere Arbeitszeiten erleichtern die Vereinbarkeit von Familie und Beruf, die immer wichtiger wird. Dann können berufstätige Mütter das Kind ab und zu doch einmal selbst vom Kindergarten abholen oder die Arbeit im Home-Office und die Kinderbetreuung kombinieren. Und wer merkt, dass das eigene Freizeit- und Familienprogramm trotz Arbeitsstress nicht zu kurz kommt, fühlt sich automatisch wohler und geht dementsprechend mit mehr Zufriedenheit an die Arbeit. Diese durch die Balance von Arbeit und Sozialleben geschaffene Zufriedenheit, schafft dann wiederum eine produktivere Arbeitsweise. Denn die meisten Mitarbeiter schätzen heute bereits flexible Arbeitszeiten, da sie Zeitsouveränität bieten und sie sich dadurch mehr mit den Leitlinien des Unternehmens identifizieren können und so meist mit mehr Einsatz und produktiver arbeiten.

Durchatmen: Effiziente Pausen für mehr Produktivität

chnell, schneller, am schnellsten. Wobei „am schnellsten“ wohl das Tempo heutiger Arbeitswelt vorgibt. So verzichten einige ab und an auf die Pause, um schnell fertig zu werden und möglichst viele Aufträge schnell abzuarbeiten. Doch zwischendurch muss auch Zeit zum Atmen beziehungsweise zum Entspannen sein. Natürlich steht meist kein Bett für einen Powernap bereit, aber das Tempo sollte in einer Pause einmal abgebremst werden. Wer sich keine Stunde in die Kantine setzen möchte, der sollte aber zumindest Wert auf den Lieblingstee mit einem Stück Schokolade oder das kurze Gespräch mit den Kollegen über Themen fernab des Arbeitsalltags legen. Aber bei kleinen Pausen sollte es nicht bleiben. Das heißt, erst aktives Pausieren und wenn möglich, das Verlassen des Arbeitsumfelds sorgt für Entspannung.

Kurze Pausen mit langem Strecken oder Bewegen sorgen für Energieschübe.

Kurze Pausen mit langem Strecken oder Bewegen sorgen für Energieschübe.

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Der Büroalltag kann durch folgende Pausenzeiten Struktur erhalten, die wiederum für effizientes und produktives Arbeiten sorgt.

⦁    Kurze Minuten der Auszeit: Eine kurze Pause nach etwa 45 Minuten Arbeitszeit, in der sich bewegt oder einfach mal gestreckt und an etwas Schönes gedacht wird, das kurz innehalten lässt.

⦁    Die übliche Kaffeepause: Zeit für einen warmen Kaffee oder den Tee kann sich nach etwa zwei bis zweieinhalb Stunden genommen werden. Dabei kann sich dann durchaus mal zwanzig Minuten Luft verschafft werden.

⦁    Die Mittagspause: Eine längere Pause von bis zu einer Stunde, sollte nach circa vier Stunden gemacht werden.

Wer sich zwischendurch müde und ausgepowert wird, kann auch einfach mal einen Moment lang meditieren und die „One-Moment-Meditation“ ausprobieren:

Dies und Das für mehr Effizienz und Produktivität am Arbeitsplatz

⦁    Einfach auch mal „Nein“ sagen. Wer den Kollegen ständig aushilft, gerät in Stress und schafft seine eigene Arbeit kaum.
⦁    Privates Handy abschalten und mit den Kollegen immer wieder gezielt Momente der Ruhe schaffen.
⦁    Positive Thinking: Nicht alles gleich immer schwarzsehen, dann droht schnell Frust, der auf die Produktivität geht. Es gibt einfach Tage, an denen es trotz Plan nicht planmäßig verläuft, aber Menschen sind halt einfach nicht unfehlbar.
⦁    Bewusste Momente im Privaten schaffen, die die Batterien aufladen. Wie zum Beispiel ein Wellness-Tag oder ein Tag an dem sich bewusst Zeit für Freunde oder Sport genommen wird.
⦁    Mehr als einen Urlaub Auszeit nehmen: Es wird gesagt, dass etwa erst nach zehn Tagen wirklich abgeschaltet werden kann, aber dennoch ist die Urlaubszeit natürlich beschränkt. Wer sich einfach nur noch ausgelaugt fühlt und bei wem die Arbeit immer mehr zu quälenden Gedanken führt, sollte über ein Sabbatical nachdenken. Vorher sollte sich Arbeitnehmer jedoch mit den Rahmenbedingungen des Sabbaticals auseinandersetzen.

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