Die richtige Urlaubsplanung im Unternehmen
Urlaub ist zum Entspannen da. Aber auch die Urlaubsplanung sollte für Arbeitnehmer und Arbeitgeber entspannt ablaufen, sonst ist Stress und Frust vorprogrammiert. In diesem Beitrag erfährst du, wie ein digitaler Urlaubsplaner dabei helfen kann.
Für eine gelungene Urlaubsplanung sollten Unternehmen sich zuerst mit digitalen Hilfsmitteln einen Überblick über die Abwesenheitszeiten ihrer Mitarbeiter verschaffen. Durch die Absprache mit allen Beteiligten sind problematische Urlaubsüberschneidungen und der Stillstand bei Projekten vermeidbar. Auch die Organisation von entsprechenden Vertretungsregeln sollte geklärt werden. Und schlussendlich ist es wichtig, dass nicht zu viel Resturlaub oder Überstunden angesammelt werden.
Überblick und weniger Probleme durch digitalen Urlaubsplaner
Ein digitaler Urlaubsplaner trägt mit einer wichtigen Übersicht über die voraussichtlichen Abwesenheiten der Mitarbeiter dazu bei, verschiedene Probleme zu vermeiden. Mit moderner Software behalten Unternehmen während der Urlaubsverwaltung die Überstunden, das Gleitzeitguthaben und den Resturlaub des Personals im Blick. Benutzerfreundliche Anwendungen für die Urlaubsplanung veranschaulichen mit unterschiedlichen Grafiken, wann durch eine weitere Urlaubsgenehmigung Engpässe drohen würden.
Unternehmer profitieren davon, diese Daten zugleich den Angestellten zur Verfügung zu stellen. Denn die Mitarbeiter können dadurch ihre eigene Urlaubsplanung frühzeitig an die Situation im Betrieb anpassen. Danach müssen die Vorgesetzten seltener Urlaubsanträge wegen einer möglichen Personalknappheit ablehnen. Eine geringere Konfliktgefahr bei der Urlaubsplanung mit einer besseren Stimmung am Arbeitsplatz ist ein entscheidender Vorteil von dieser Vorgehensweise.
Vermeidung einer problematischen Urlaubsüberschneidung im Betrieb
Es ist ganz besonders wichtig, dass sich der Urlaub des Personals in einem bestimmten Aufgabenbereich nicht zu häufig überschneidet. Mit einem digitalen Urlaubsplaner sind in allen relevanten Bereichen eines Unternehmens problematische Überschneidungen der Abwesenheit schnell erkennbar.
Im Verlauf der Urlaubsplanung können Vorgesetzte damit die Auswirkungen der genehmigten Urlaubsanträge sowohl innerhalb einer Abteilung als auch in bedeutenden Teams überprüfen. Die Beteiligten erkennen dabei, ob Urlaubsüberschneidungen in einem Unternehmensbereich einen Stillstand verursachen würden. Hierdurch stellen Unternehmen zum Beispiel sicher, dass für die Beantwortung der Kundenanfragen immer genug Spezialisten anwesend sind.
Erwünschte Überschneidungen bei der Urlaubsplanung in Ausnahmefällen
Wenn Arbeitgeber die Urlaubsplanung richtig angehen wollen, müssen spezielle Wünsche mit den Abteilungs- und Teamleitern rechtzeitig abgesprochen werden. Denn eine verhinderte Urlaubsüberschneidung genießt nicht immer die höchste Priorität. Unter außergewöhnlichen Voraussetzungen ergibt es sogar Sinn, mit einem digitalen Urlaubsplaner gezielt auf eine Überschneidung hinzuarbeiten.
Falls beispielsweise für ein langfristiges Projekt einige Mitarbeiter aus mehreren Abteilungen zusammenarbeiten, weist ein digitaler Teamkalender auf die bevorstehenden Abwesenheiten der Teammitglieder hin. Durch den Überblick über alle Anträge stimmt ein Betrieb die Urlaubsplanung in einer Gruppe aufeinander ab.
Daraufhin kommen Projekte oft besser voran. Das gilt vor allem, sobald verschiedene Mitglieder des Teams für gemeinsame Fortschritte gleichzeitig anwesend sein müssen. In einer derartigen Situation sollten Vorgesetzte darum bitten, dass diese Mitarbeiter bis zum Abschluss der Teamarbeit möglichst in denselben Zeiträumen ihren Urlaub nehmen.
Vorbeugung gegen angesammelten Resturlaub im Unternehmen
Während der Urlaubsplanung dürfen Arbeitgeber nie den Resturlaub aus dem Blick verlieren. Es ist sinnvoll, Mitarbeitern regelmäßig Urlaub zur Erholung zu empfehlen. Das gilt vor allem für Beschäftigte, die bereits viel Resturlaub angesammelt haben. Diese Angestellten benötigen häufig auch einen Urlaub, um nach einer unverzichtbaren Erholungsphase wieder effektiver zu arbeiten.
Zur Vorbeugung gegen Resturlaub sind klare Vorgaben wichtig. Unter Berücksichtigung der gesetzlichen Regelungen zur Urlaubsplanung sollten die Arbeitgeber dem Personal frühzeitig und unmissverständlich erklären, wann Urlaub verfällt. Es gibt digitale Urlaubsplaner, mit denen Vorgesetzte die Arbeitnehmer automatisch auf einen bevorstehenden Urlaubsverfall oder Urlaubsübertrag aufmerksam machen können.
Wer die Ansammlung der Ansprüche verhindern will, muss bei der Urlaubsplanung die Angestellten mit Resturlaub möglichst bevorzugen. Anträge auf neuen Urlaub sind dann zunächst zweitrangig. Dadurch vermeiden Unternehmen, dass Mitarbeiter mit vielen und wenigen verbleibenden Urlaubstagen ein problematisches Ungleichgewicht herbeiführen.
Organisation der Vertretungsregelungen bei der Urlaubsplanung
Arbeitgeber sollten sich bei der Urlaubsplanung direkt um erforderliche Vertretungsregelungen kümmern. Durch eine Unternehmenssoftware mit umfangreichen Funktionen kann die Urlaubsvertretung eines Mitarbeiters für einen bestimmten Zeitraum festgelegt werden. Ein modernes System leitet daraufhin im betroffenen Zeitraum die relevanten Aufgaben, Anfragen und Anträge an die benannte Vertretung weiter.
Dadurch verhindern die Vorgesetzten im Verlauf der Urlaubsplanung unter anderem, dass E-Mails an einen Ansprechpartner über mehrere Wochen ungelesen bleiben. Für den Telefonanschluss im Büro eines Urlaubers ist eine automatische Weiterleitung genauso unverzichtbar.
