So gestaltest du den Ablauf eines Meetings effizient
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Wie du eine Besprechung in angemessener Zeit zu einem Ergebnis bringst
|Martina Limlei
Im ersten Teil unserer Serie ging es um die Vorbereitung von Meetings. Nun wollen wir uns den Ablauf näher anschauen und wie du in angemessener Zeit zu einem Ergebnis kommst.
1. Begrüßung und Einleitung
Beginne die Besprechung mit der Begrüßung aller Teilnehmer - starte das Meeting positiv! Im Anschluss gib einen Überblick über die Themen der Besprechung und was du erreichen willst. Stelle die Agenda vor und begründe kurz deine Prioritäten. An dieser Stelle kannst du von den Teilnehmern schon ein erstes kurzes Feedback einholen: passt die Agenda so oder gibt es wichtige Ergänzungen?
2. Visualisiere
Gib einen Themenüberblick schriftlich aus oder schreibe die Tagesordnungspunkte deutlich lesbar auf ein Flip-Chart. Auch die Zeitschiene sollte darauf zu lesen sein. Bei einer Videokonferenz kannst du deinen Bildschirm teilen, so dass jeder Teilnehmer die Agenda vor Augen hat.
3. Unterstützung bei Moderation
Hol dir Unterstützung bei der Besprechungsleitung: Bitte eine Person deines Vertrauens, „Co-Moderator/in“ zu werden: sie achtet auf die Einhaltung der Zeit, visualisiert wichtige Redebeiträge mit, kümmert sich um die Technik, Material und Unterlagen. Falls mehrere gleichzeitig reden wollen, erteilt der/die „Co-Moderatorin“ das Wort in der Reihenfolge der Meldungen, während du dich auf die Inhalte konzentrieren kannst. Auch bei einer Videokonferenz kann eine Co-Moderatorin hilfreich unterstützen, indem sie zum Beispiel Fragen im Chat sammelt bzw. gleich beantwortet, wenn es z.B. um technische Probleme geht.
4. Teilnehmer einbinden oder bremsen
Ermuntere zurückhaltende Teilnehmer, sich zu Wort zu melden, zügele zu langatmige Wortbeiträge. Tipp: Oft genügt der Blickkontakt, um jemanden zu einer Äußerung aufzufordern, oder das bewusste Ansehen anderer Personen, um einen Langredner zu bremsen.
5. Zusammenfassung
Wenn ein Punkt auf der Agenda abgehakt ist, fasse noch einmal zusammen. Du kannst auch Wortbeiträge von anderen Personen noch mal in deinen eigenen Worten wiederholen und damit sicherstellen, dass du sie richtig verstanden hast. Oder bitte die andere Person eventuell den Kern ihrer Aussage in einem Satz selbst zusammenzufassen.
6. Ergebnis
Am Ende der Besprechung sollte ein Arbeitsergebnis stehen: eine Entscheidung herbeiführen, Aufgaben verteilen und auch einen nächsten Termin festlegen: WER tut WAS bis WANN, WIE, mit WEM und gibt wann RÜCKMELDUNG? Vereinbare, wann offene Themen oder Fragen geklärt werden.
7. Abschluss
Schließe positiv ab: Bedanke dich bei den Teilnehmern für die Mitarbeit und Anwesenheit.
