Wie du eine Besprechung in angemessener Zeit zu einem Ergebnis bringst

So gehören langatmige Meetings der Vergangenheit an

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1. Begrüße die Runde freundlich – beginne positiv!

2. Gebe einen kurzen Überblick über die Themen der Besprechung, und was du erreichen willst. Setze Prioritäten und begründe sie. Frage die Teilnehmenden, ob sie sich der Themensetzung anschließen, und ob es wichtige Ergänzungen gibt.

3. Visualisiere! Gib einen Themenüberblick schriftlich aus oder schreibe die Tagesordnungspunkte deutlich lesbar auf ein Flip-Chart. Auch die Zeitschiene sollte darauf zu lesen sein.

4. Bitte eine Person deines Vertrauens, dich bei der Besprechungsleitung zu unterstützen: Dein/e „Co-Moderator/in“ achtet auf die Zeit, visualisiert wichtige Redebeiträge mit, kümmert sich um die Technik, Material und Unterlagen. Falls mehrere gleichzeitig reden wollen, erteilt der/die „Co-Moderatorin“ das Wort in der Reihenfolge der Meldungen, während du dich auf die Inhalte konzentrieren kannst.

5. Erleichtere es zurückhaltenden Teilnehmenden, sich zu Wort zu melden, zügele zu langatmige Wortbeiträge. Tipp: Oft genügt der Blickkontakt, um jemanden zu einer Äußerung aufzufordern, oder das bewusste Ansehen anderer Personen, um einen Langredner zu bremsen.

6. Fasse zusammen. Achte darauf, ob die andere Person sich verstanden fühlt, wenn du sie mit eigenen Worten wiederholst. Bitte die andere Person eventuell den Kern ihrer Aussage in einem Satz selbst zusammenzufassen.

7. Versuche in Abstimmung mit den Teilnehmenden zu einem Arbeitsergebnis zu kommen, gemäß dem Ziel: eine Entscheidungen herbeizuführen, Aufgaben zu verteilen und auch Termine festzulegen: WER tut WAS bis WANN, WIE, mit WEM und gibt wann RÜCKMELDUNG? Vereinbare, wann offene Themen oder Fragen geklärt werden.

8. Schließe positiv ab: Bedanke dich aufrichtig für die Mitarbeit und Anwesenheit.

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