Wie du eine Besprechung optimal vorbereitest

Damit ein Meeting nicht zum Zeitfresser wird, liegt das A und O in einer guten Vorbereitung. Bevor du eine Einladung ausschickst, frage dich, ob die Besprechung zwingend notwendig ist. Oft werden Meetings ohne triftigen Grund – mehr aus Gewohnheit – einberufen. Aber braucht es den wöchentlichen Jour fixe wirklich? Gibt es etwas Neues zu berichten? Bringt das Treffen zum jetzigen Zeitpunkt etwas oder fehlen vielleicht noch wichtige Inputs? Wenn du für dich geklärt hast, dass das Meeting essenziell wichtig ist, geht es in die Vorbereitung.

1. Themen und Zielsetzung

Kläre für dich: Was ist das Haupt-Thema und Zielsetzung der Besprechung?

Dazu solltest du dir folgende Fragen stellen:

– Welches Thema soll in der Besprechung behandelt werden?
– Welches Ziel soll mit der Besprechung erreicht werden: geht es um Information, Lösung für ein Problem, Entscheidungsfindung oder Aufgabenteilung?
– Sind noch offene Punkte aus der letzten Besprechung zu bearbeiten?
– Was soll am Ende der Besprechung erreicht/entschieden sein?

Notiere Thema und Zielsetzung des Meetings unbedingt schriftlich und so konkret wie möglich, dann ist es einfacher, während der Besprechung den Kurs zu halten.

Wenn du Thema und Ziel festgesetzt hast, geht es an die Agenda-Erstellung. Dazu notiere dir bis zu sechs Punkte, die wichtig sind für das Meeting-Thema, sortiere diese Punkte nach Relevanz. Am Anfang der Besprechung sollte das wichtigste Thema stehen, am Ende das am wenigsten relevante. Reserviere für jeden Themen-Punkt einen eigenen Time-Slot, damit du weißt, wie lange du die Besprechung anberaumen sollst. Vergiss nicht einen Puffer für Diskussionen, Rückfragen usw. einzuplanen.

2. Organisation

Nun geht es darum, Ort und Zeit für das Meeting festlzulegen. Ist dies geschehen, können die Einladungen verschickt werden. Achte darauf, diese rechtzeitig zu verschicken. Informiere dich, ob der Besprechungsraum für die gewünschte Zeit frei ist. Welche Arbeitsmittel wie Beamer, WLAN, Flipchart, Post-its werden benötigt? Kläre auch, ob spezieller Input zu den Besprechungs-Punkten vorab von einzelnen Teilnehmern benötigt wird und setzt dafür eine entsprechende Deadline.

Wenn du das Meeting besonders kurz und knackig halten möchtest, probiere doch mal einen Termin um 11.30 Uhr aus. So kurz vor der Mittagspause kann eine Besprechung oft ungeahnt schnell über die Bühne gehen.

3. Teilnehmer

Wichtig ist natürlich die Frage, wer überhaupt an der Besprechung teilnehmen soll. Hier spielen Zuständigkeit, Sachwissen, soziale Kompetenzen, organisatorische Einbindung und zeitliche Verfügbarkeit eine wichtige Rolle. Grundsätzlich gilt, dass die Themen, die besprochen werden sollen, für alle Teilnehmer relevant sein müssen.

Haben die Teilnehmer alle für die Besprechung wichtigen Informationen und Unterlagen schriftlich bekommen?

Sollte jemand im vorhinein um die Anfertigung eines Protokolls gebeten werden?

Sind im Vorfeld Gespräche mit Personen außerhalb der Gruppe erforderlich?

Sollte vorher im Einzelgespräch noch etwas geklärt werden?

Wurden die Teilnehmer aktiv um Input gebeten? Frag aktiv nach, ob jemand etwas beisteuern kann.