5 Planungs-Hacks, die du kennen solltest

Wenn sich das Jahr langsam zu Ende neigt, ist die Zeit, sich Gedanken zu machen, wie man seine Planung im neuen Jahr anlegen möchte. Die Terminkalender und Tagesplaner sind noch leer und man kann darüber nachdenken, wo man hier noch nachjustieren kann.

Gibt es Verbesserungspotenzial bei deiner Business-Planung? Hast du immer alle Termine und Deadlines im Blick? Wie schaffst du es, den Fokus auf deine Prioritäten zu behalten? Zu diesem Thema haben wir fünf Planungs-Hacks  für dich vorbereitet, die wir dir hier vorstellen.

#Planungs-Hack Nr. 1: Alles an einem Ort

Du kennst das: Notizen machst du im Notizbuch, To-Do-Liste auf einem eigenen Block, Termine im Kalender -so verliert man schnell das „Big picture“ bzw. ist man ständig auf der Suche nach der richtigen Liste.

Studien haben ergeben, dass man im Büro pro Tag 20 Minuten damit vergeudet, die richtigen Dokumente zu suchen – das sind zwei Wochen pro Jahr. Aber mit der richtigen Organisation und Planung lässt sich hier einiges an Zeit einsparen!

Dieses Jahr bin ich totaler Fan von Offline-Plannern geworden, da gibt es wirklich tolle und übersichtliche Terminplaner. Besonders gut gefallen mir die Planner von cgdlondon.com oder der Business-Erfolgsguide. Bei diesen Plannern ist in der Tagesansicht eine Spalte für Termine, daneben eine für To-Dos. Außerdem ist genügend Platz für Notizen.

Ich bin nun wieder auf meinen Filofax-Ringbuch-Kalender umgestiegen, weil ich da manche Seiten einfach immer drinlasse (Adressen, Geburtstagskalender oder Infos zu meiner Marke wie Farben, Schriftarten usw) und dann nur die jeweiligen Jahres-Kalenderseiten austausche. Hier kann dann jeder entscheiden, ob man eine Tages-/Wochen- oder Monatsansicht bevorzugt. Ich bin Fan der übersichtlichen Wochenansicht von Sinnwunder*, bei der ich alles Wichtige in einer Woche im Blick habe.

Auch Online-Tools gibt es eine Menge, die dich beim effizienten Task-Management unterstützen: z.B. Wunderlist, Trello oder Remember the Milk.

Aber egal, ob du lieber offline oder online, deine Termine und Aufgaben planst, wichtig ist dabei eines: organisiere alles an einem Ort, dann ersparst du dir viel Sucherei.

#Planungs-Hack Nr. 2: Visualisiere

Wenn mann dann alle Termine, ToDos und Deadlines in den Planner eingetragen hat, kann man leicht den Überblick verlieren. Vor allem, wenn alles in der gleichen Farbe und Schriftgröße erscheint.

Untersuchungen haben herausgefunden, dass wenn alles im Terminkalender einheitlich aussieht, man viel leichter, etwas übersieht oder verpasst. Arbeite daher in deinem Planner mit verschiedenen Farben und Visualisierungselementen wie Post-its oder Klebestreifen in verschiedenen Farben.
Markiere z.B. Termine in rot, To Dos in orange, Deadlines in pink usw….

#Planungs-Hack Nr. 3: Unterteile deinen Tag in Stunden

Kennst du das: manchmal vertieft man sich so sehr in eine Aufgabe, dass man total die Zeit vergisst und schwups…ist der Arbeitstag vorbei und wichtige, andere Dinge sind liegen geblieben.

Wenn du den Tag und die dazugehörigen Aufgaben stundenmäßig einteilst, passiert dir das nicht so leicht. Du siehst ständig vor dir, was du heute noch erledigen musst.

Mir hilft dazu die Zeitmanagement-Technik Pomodoro, da fixierst du einzelne Aufgaben in Zeitblöcken und wirst am Ende des Zeitblocks erinnert. Hier beschreibe ich die Pomodoro-Technik im Detail.

#Planungs-Hack Nr. 4: Ziele festlegen

Nur Termine und Aufgaben eintragen kann jeder. Aber viel effizienter ist es, sich zu jedem Termin oder Aufgabe ein Ziel zu überlegen.

Schreibe nicht einfach nur Termine oder Aufgaben auf, sondern überlege dir ein entsprechendes Ziel, das du beim Termin oder nach Erledigung der Aufgabe erreichen möchtest, z.B. hast du nicht nur einen Termin mit Kundin Petra, sondern du möchtest ihr auch dein neues Produkt vorstellen. Notiere dir das Ziel auch in deinem Planner.

#Planungs-Hack Nr. 5: Teile deine Woche/Tage nach Energielevel ein

Ein Trick, auf den Google-Mitarbeiter schwören, ist die Einteilung der To-Dos nach Energielevel. Wenn du deine Woche planst, solltest du dabei auf deinen persönlichen Energie-Flow Rücksicht nehmen.

Wenn du z.B. am Beginn der Woche nur langsam in den Arbeitsfluss kommst, hast du am Montag wahrscheinlich einen niedrigen Energielevel (wie übrigens die meisten Menschen). Dann solltest du auf diesen Tag eher administrative Tätigkeiten legen wie Mails beantworten, Berichte schreiben usw. 

Wenn du an einem anderen Tag (bei vielen ist das in der Mitte der Woche) jedoch voller Energie bist, dann plane an diesem Tag ein Brainstorming für ein neues Projekt oder ein Shooting für deine neue Website. Und berücksichtige auch das Energieniveau im Tagesablauf – am Vormittag ist man voller Power, am Nachmittag kommt das Nachmittagstief – man ist entscheidungsträge. Hier eher mechanische Tätigkeiten planen.

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