Arbeit im Home Office - So lassen sich die Kosten senken

Insbesondere durch die Digitalisierung (und nicht zuletzt durch die Pandemie) wird für viele Menschen das Arbeiten aus den eigenen vier Wänden heraus verlockender.

Die Vorteile sind dabei vielfältig: Das Einsparen der Büromiete und des Arbeitsweges, dem eigenen Zeitmanagement folgen und der Gewinn von viel Ruhe bei der Arbeit. Gerade am Beginn der Selbstständigkeit ist ein Home Office für viele der einzige, finanzierbare Weg. Gerade für Mompreneurs ist auch die Vereinbarkeit mit den Kindern und familiären Aufgaben von Vorteil.

Aber Arbeiten im Home Office verursacht natürlich auch Kosten: Anschaffungskosten von Büroausstattung, Stromverbrauch und zusätzliche Heizkosten machen sich spätestens bei der Jahresendabrechnung bemerkbar. Deshalb ist im Home-Office das Verwalten der Ausgaben ein wichtiges Thema und einer der Wege zu einem bequemen und effizienten Heimarbeitsplatz.

Der Drucker – Einer der Hauptkostentreiber

Zwar träumen wir natürlich vom Zero Waste Büro ohne Papier, aber doch wird noch ein Drucker und Scanner im Home Office benötigt. Dabei kann der Drucker ein wahrer Kostentreiber sein.

Viele Geräte sind heutzutage in der Anschaffung nicht mehr kostspielig, der Betrieb und die zu ersetzenden Druckerarbeitsmaterialien dafür umso mehr, etwa qualitativ hochwertiges Druckerpapier, Tinten- und Tonerpatronen.

Man spart nicht, indem man zum erstbesten billigen Gerät greift; entscheidend sind die umfangreichen Informationen über die Folgekosten. Durch den Kauf des passenden Gerätes, die intelligente Nutzung der vielfältigen Drucker-Optionen und die durchdachte Verwaltung der Dokumente kann ein beeindruckendes Sparpotential erreicht werden:

• Drucker: Bei Geräten mit Einzelfarbpatronen (Schwarz-weiß, Magenta, Gelb und Cyan), besteht die Möglichkeit, verbrauchte Farben einzeln nachzukaufen, anstatt eine komplette Buntfarbpatrone auswechseln zu müssen. Die Anschaffung eines Druckers, der auch Billigfabrikate von Tintenpatronen zulässt, erzielt eine weitere Einsparmöglichkeit. Druckt man dennoch sehr viel, dann ist der Laserdrucker, weil effektiver, trotz höherer Anschaffungs- und Tonerkosten die bessere Wahl.
• Papier: Die eigenen Dokumente kann man grundsätzlich im Entwurfs- oder Konzeptmodus auf günstigem Druckerpapier beidseitig ausdrucken und spart auf diese Weise Papier und Tinte.
• Patronen: Die erste Einsparmöglichkeit ist das Nachfüllen von Patronen anstatt neue zu kaufen. TonerPartner bietet diesbezüglich interessante Angebote, hier lässt sich manches Schnäppchen machen. Möglichst jeden Tag sollte wenigstens eine Seite gedruckt werden, da sonst unter Umständen ein eingetrockneter integrierter Druckkopf den Kauf einer neuen Patrone nach sich zieht. Warten, bis die Patrone komplett leer ist, darf man sich bei integrierten Druckköpfen leisten und muss nicht auf die Füllstandanzeige achten.
• Dokumente: Günstig ist es, nur den Bereich eines Dokumentes auszudrucken, den man wirklich braucht, durch Markierungen oder die Auswahl bestimmter Seiten. Durch die Wahl einer kleineren Schriftgröße oder das Zusammenfassen von zwei Seiten auf einem Bogen wird Papier und Tinte eingespart.

Schickt man darüber hinaus seine Rechnungen als PDF-Dokument und versendet die übrige geschäftliche Korrespondenz soweit es der gesetzliche Rahmen erlaubt per E-Mail, sind auf diese Weise zusätzlichen Kosten für Porto und Papier Grenzen gesetzt.

Nicht benötigte Geräte ausschalten

Herrlich im Home Office: in einer Pause kannst du im Garten chillen, dich um die Kinder kümmern oder das Essen vorbereiten. Aber Achtung: der Drucker ist nicht das einzige Gerät, das währenddessen Strom verbraucht.

Hier kann man durch Ab- und Ausschalten sparen:

• Nur die Beleuchtung nutzen, welche man zum Arbeiten braucht. Große Deckenbeleuchtungen sollten ausgeschaltet bleiben, stattdessen sind spezielle energieeffiziente Arbeitsleuchten die richtige Wahl für die Augen und das Portemonnaie.
• Wenn man nicht viel kopiert, sollten Kopiergeräte abgeschaltet werden.
• Eine Information über den Stromverbrauch des Druckers im Standby-Modus kann helfen, die Kosten zu kalkulieren.
• Flachbildschirme sind gegenwärtig der Standard und haben Röhrenbildschirme längst verdrängt, doch auch Flachbildschirme verbrauchen viel Strom, wenn man einen aufwändigen Bildschirmschoner installiert hat.
• Ständig wachsen das Angebot und die Auswahl an Multifunktionsgeräten (Scanner, Kopierer & Drucker in einem Gerät). Zunächst bedeutet dies höhere Anschaffungskosten eines Gerätes, das aber die Gesamtsumme der integrierten Geräte unterbietet, wenn sie einzeln angeschafft würden.

Computerprogramme

Der Software-Markt für die unterschiedlichsten allgemeinen und berufsspezifischen Büroaufgaben und Textverarbeitungen hat sich auf ein nahezu unübersichtliches Ausmaß ausgeweitet. Viele der angepriesenen Markenprogramme sind kostenintensiv und schlagen in der Gesamtbilanz empfindlich zu Buche.

Freeware und Open Source können hier in Einzelfällen die Zauberwörter zum Einsparen großer Summen sein. Mittlerweile bieten viele Computer-Fachzeitschriften Übersichten und Erfahrungsberichte an, die ein kostenloses und sicheres Nutzen solcher Programme und Software ermöglichen. Auf diese Weise kann jeder Heimarbeiter zumindest teilweise günstigere Software verwenden.

Auch sog. Cloud-Programme setzen sich immer mehr durch. Diese gibt es einerseits als Software zum Mieten, was den Vorteil hat, dass du nicht nach einiger Zeit eine neue Release kaufen musst, diese wird automatisch eingespielt und du bist immer up-to-date. Andererseits gibt es auch viele Programm in einer Freemium-Variante: die Basisvariante kannst du umsonst nutzen, nur wenn du spezielle Features benötigst, gibt es eine Zahlvariante.

Auch durch einen Handy-Vertragswechsel lassen sich Kosten einsparen. In diesem Beitrag findest du nützliche Tipps rund um das Thema „Handyvertrag wechseln“.

Spezial-Tipp: bei Hardware bis zu 40% sparen

Natürlich benötigst du neben der Software auch entsprechende Hardware wie z.B ein Laptop oder ein Smartphone. Hier haben wir einen Spar-Tipp für dich: es müssen nicht immer fabrikneue Modelle sein.

Erneuerte, gebrauchte Geräte erfüllen genauso ihren Zweck, bei refurbed.at erhältst du generalüberholte Laptops und Smartphones, kannst bis zu 40% sparen und tust auch noch etwas für die Umwelt. Mehr über das Konzept erfährst du in unserem Interview mit dem refurbed-Gründer.

Nicht übertrieben heizen

Frieren möchte man bei der Arbeit im Home-Office sicher nicht, doch eine ständig im Hochbetrieb laufende Heizung kostet nicht nur Energie. Müdigkeit und mangelnde Konzentration sind nämlich die Begleiter ständig überhitzter Arbeitsräume. Aus diesem Grund sind folgende Tipps durchaus hilfreich:

• Raumtemperaturen von 20 bis 22 Grad werden allgemein als optimal bei sitzenden Tätigkeiten empfunden
• Ein mehrfaches fünfminütiges Stoßlüften am Tag befreit den Raum von verbrauchter Luft und erzeugt einen neuen Elan für den verbleibenden Arbeitstag.
• Das Stoßlüften ist dem ständigen Kipplüften vorzuziehen, weil ein kurzes aber gründliches Lüften die Energiekosten vergleichsweise niedrig hält. Optimal lässt sich dies mit einer kleinen Kaffeepause im Esszimmer verbinden.

Fazit

Arbeiten zu Hause ist schön, entspannend und erspart eine Menge zusätzlicher Mühen, Stress und Ärger. Letzterer lässt sich jedoch nicht vermeiden, wenn wuchernde Kosten den Lohn der Arbeit zu stark kürzen. Stromfressende Geräte und solche mit hohen Folgekosten, aber auch der Verzicht auf Pausen und das Durcharbeiten in überhitzten Räumen, können den Spaß an der Arbeit im Home-Office verderben.

Doch wenn man auf einige Grundsätze baut und dabei Kleinigkeiten nicht aus dem Auge verliert, sind zusätzliche Gewinne ganz einfach. Aus diesem Grund ist es schon beim Einrichten des eigenen Home-Office sehr wichtig, sich Gedanken um die finanzielle Planung zu machen. Darüber hinaus sollte das eigene Arbeitszimmer auch ein Ort sein, an dem man sich wohlfühlt. Nur in einer solchen Atmosphäre lässt sich letztlich auch besonders produktiv arbeiten.

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