Prioritäten setzen - warum du dich fokussieren solltest

Hast du auch ständig das Gefühl, du hast nicht genügend Zeit, du hetzt immer allem hinterher und bist am Abend unzufrieden, nicht alles erreicht zu haben? Das kann daran liegen, dass du deine Prioritäten nicht kennst oder dich zu sehr ablenken lässt.

Ich habe diese Gedanken ständig…und das Verwunderliche: eigentlich sollte uns mit all den technischen Gadgets, die uns versprechen, dass wir damit wertvolle Zeit einsparen und unseren Business-Alltag erleichtern können, doch viel mehr Zeit zur Verfügung stehen, oder?

Heutzutage prasselt so viel auf uns ein, wir hetzen von Termin zu Termin, beantworten Unmengen E-Mails, nehmen an Telefon- oder Videokonferenzen teil, müssen die Social Media Kanäle im Auge behalten…in diesem Beitrag beleuchten wir, wie Prioritäten gesetzt und der Fokus behalten wird.

Prioritäten sind wichtiger denn je

Hast du auch das Gefühl, dass du nichts mehr in deinem Tag unterbringen kannst, selbst wenn du wolltest? Bist du auch leicht abgelenkt? Mir geht es so…ich gehe z.B. auf Facebook, um Beiträge für meine Unternehmensseite vorzuplanen und stolpere dabei über interessante Posts, Videos, Webinare, Challenges usw…und schon ist wieder wertvolle Zeit verstrichen…

Diese Ablenkungs-Anfälligkeit hat der Blogger Seth Godin unter dem Schlagwort „yak shaving“ berühmt gemacht. Die Geschichte dazu geht so:

Seth möchte sein Auto wachsen…dazu benötigt er den Gartenschlauch, der aber kaputt ist…er muss also zum Baumarkt fahren und dazu benötigt er vom Nachbarn den Mautpass für die mautpflichtige Straße, die er zum Baumarkt passieren muss…aber vorher muss er dem Nachbarn noch das Kuschelkissen, das sein Sohn ausgeliehen hat, zurückgeben…dafür muss er aber erst das Kissen mit Yakhaaren nachfüllen…und letztlich sieht sich Seth im Zoo ein Yak rasieren, damit er sein Auto wachsen kann…

Das Wichtigste, was wir heutzutage bei den vielen Dingen, die auf uns einprasseln, lernen müssen, ist zu selektieren: welche Dinge bringen dich weiter? welche verschwenden nur deine Zeit?

Um diese Selektion vorzunehmen, ist es immens wichtig, dass du deine Prioritäten kennst.

Prioritäten erkennen – die Big Rocks

Kennst du das Big Rock Prinzip von Steven Covey? Als ich mit meinem Coach darüber sprach, dass ich sehr oft das Gefühl habe, in meinem Arbeitsleben zeitlich überfordert zu sein und am Abend sich selten ein Zufriedenheitsgefühl einstellt, dass alles erledigt ist, erzählte sie mir von diesem Prinzip.

Stell dir ein Glasgefäß vor, in das du große Steine (Prioritäten), Kieselsteine (Probleme) und Sand (kleine Details) einfüllen sollst. Wenn du beim Einfüllen des Glases mit dem Sand beginnst, passen vielleicht gerade die Kieselsteine noch hinein, die großen Steine schauen aber definitiv oben heraus. Beginnst du aber umgekehrt und füllst zuerst die großen Steine ein, dann schmiegen sich als nächstes die Kieselsteine in die Lücken zwischen den großen Steine und zum Schluß rieselt der Sand in die Leerräume zwischen Steinen und Kieseln – probier es aus!

Dieses Beispiel macht klar, dass du zuerst deine Prioritäten setzen solltest und danach alle anderen Tätigkeiten darum herum planst – nicht umgekehrt.

Wenn du dir über deine Prioritäten klar geworden bist, kannst du dann bei einzelnen Aktivitäten selektieren, ob sie dich in Bezug auf deine Prioritäten weiterbringen oder eben in die Kategorie „Zeitverschwendung“ fallen.

Prioritäten bestimmen

Setze dich am besten an deinen Schreibtisch und notiere dir auf einem Blatt Papier oder am Computer (wie es dir lieber ist) deine persönlichen Prioritäten im Business: was treibt dich an? was ist dir vorrangig wichtig? was möchtest du erreichen? wofür brennst du?

Diese Übung ist nicht ganz einfach und du solltest wirklich in Reflektion gehen und in dich hineinhören und -fühlen. Dazu benötigst du Ruhe und Zeit (die wir ja eigentlich nicht haben). Du solltest dir sie aber wirklich nehmen, denn wenn du deine Prioritäten vor Augen hast, kannst du deine anderen Aktivitäten darum herum planen und Unnötiges ausselektieren.

Vielleicht fällt es dir auch leichter, wenn du damit beginnst, dass du dir 25 für dich wichtige Aspekte notierst und aus dieser Liste dann die 3-5 Top-Prioritäten auswählst.

Hier ein paar Beispiele für „mögliche“ Prioritäten:

• finanzielle Unabhängigkeit erreichen
• mehr Zeit mit der Familie verbringen
• anderen Menschen helfen können
• persönliche Weiterentwicklung
• Vereinbarkeit von Familie & Beruf
• Spaß & Abenteuer
• meine Reisen finanzieren
• achtsam mit mir, meinem Umfeld und der Umwelt umgehen
• …

Umsetzung im Business-Alltag

Wenn du deine Prioritäten für dich gesetzt hast, bist du schon einen großen Schritt in Richtung Klarheit und Einfachheit gegangen. Aber wie bringe ich das nun in meinen Business-Alltag?

1. Erstelle eine Not-to-do Liste: notiere hier Dinge, die du ab sofort nicht mehr tun möchtest, weil sie dich am Erreichen deiner Prioritäten hindern. Bei mir gehört auf diese Liste z.B. dass ich Facebook und Outlook geöffnet habe, während ich an den wichtigen Tagesaufgaben sitze, dass ich ohne vorher gesetztes Zeitlimit in Facebook einsteige, dass ich abends mein Smartphone weiterhin ständig im Auge habe…

2. Erstelle jeden Tag eine To-Do-Liste. Notiere hier Dinge, die unbedingt heute erledigt werden sollen.

3. Ordne diese Liste nach deinen Prioritäten. Streiche die Dinge, die nicht zu deinen Prioritäten gehören.

4. Schau dir an, welche der Aufgaben den höchsten Impact für deine Prioritäten haben und erledige diese zuerst.

Ob du deine Prioritäten-Planung lieber auf Papier bringst oder am Computer erledigst, bleibt dir überlassen (ich bin definitiv Team Papier und verlasse mich auf meinen guten, alten Filofax). In diesem Beitrag findest du weitere Planungshacks für gute Organisation.