Professionelles Ordnungsmanagement – im Büro und zu Hause

Angefangen hat es damit, dass ich mir die Arbeit mit nach Hause genommen habe, zwei fixe Tage im Home-Office haben es nicht besser gemacht und als ich schließlich als selbständiges EPU von zuhause arbeitete war es komplett: Das Chaos am Schreibtisch.

Der Unterschied zu meinem vorhergehenden Bürojob war: Weniger Platz und eine starke Vermischung mit privaten Dingen. Auf der Platte des Tisches bei mir zuhause stapelten sich Zettel, Belege, Rechnungen, Entschuldigungsschreiben und Ausflugsanträge der Kinder und im Wohnzimmer verschwand mein lebensnotwendiger Kalender im Krims-Krams. Die Post lag halb geöffnet in der Küche, weil ich sie während des Kochens durchsehen wollte und dort blieb sie auch zwei Tage liegen. Eine Rechnung, die ich dringend einzahlen wollte, verschwand spurlos, dabei hatte ich sie doch auf den linken der drei Stapel ganz oben hingelegt. Während der verzweifelten Suche klang es dumpf in meinem Kopf: Wer Ordnung hat, ist nur zu faul zum Suchen. Nach einer Stunde fand ich sie im rechten Stapel.

Ist das Chaos nicht mehr in Griff zu bekommen, dann hilft nur eines: Ein Profi, der ein individuelles Ordnungsmanagement entwickelt und vor allem: den ersten Schritt setzt. In diesem Beitrag erzähle ich dir, wie ich mit Hilfe eines Ordnungscoach mein Chaos in den Griff bekam und teile wertvolle Tipps rund um Ordnung und Organisation mit dir.

Hier noch ein kurzer Einblick in mein Chaos-Leben: Eigentlich wollten die Kinder Activity spielen, doch dafür fehlte die Zeit, denn jetzt musste ich die Wäsche machen. Meinem Liebsten hatte ich versprochen zu kochen, doch das Dinner reduzierte sich auf eine sich selbst kochende Fertiglasagne, weil die Buchhaltung noch nicht fertig war.

Letzte Woche kam ich beinahe zu spät zu einem Meeting, weil ich eine halbe Stunde nach einer passenden Bluse in den dunklen Tiefen meines Kleidungsschrankes gekramt hatte. Und nicht zum ersten Mal seufzte ich in meinen imaginären Bart: So kann es nicht weiter gehen.

Unordnung frisst Lebenszeit

„Aufräumen muss man erst, wenn das W-LAN nicht mehr durchkommt“, zitiert meine Tochter einen eben erst gelesenen Satz. Ich finde das Chaos nicht mehr lustig, als ich zwei Mahnungen öffne. Da habe ich doch tatsächlich etwas übersehen. Nicht zum ersten Mal.

Eine Anfrage nach einem PR-Text poppt im E-Mail auf. Wo habe ich nur den Text gespeichert? Eine Stunde später habe ich ihn gefunden und verschickt, mit der Erkenntnis, dass meine Unordnung nicht nur analog, sondern auch digital ist. Und was am allerschlimmsten ist, sie frisst meine rare Zeit.

Meine Schmerzgrenze ist erreicht. Es muss sich etwas ändern. Voller Enthusiasmus stürme ich das nächste Buchgeschäft und schleppe „Das große Magic-Cleaning-Buch – Über das Glück des Aufräumens“ und „Cleaning – Wie richtiges Aufräumen Ihr Leben verändert“ jeweils von Marie Kondo und „Feng Shui – Gegen das Gerümpel des Alltag“ von Karen Kingston nach Hause.

Die wichtigsten Tipps streiche ich mir an und obwohl ich versuche, den einen oder anderen Ratschlag umzusetzen, stelle ich kaum Veränderung fest. Irgendwie beißt sich die Katze bei diesem Ordnungsding in den eigenen Schwanz. Meine Schmerzgrenze ist weit überschritten: Ein Profi muss her – ich brauche einen Ordnungscoach. Am besten einen, der sich umfassend mit Büromanagement und buchhalterischen Abläufen auskennt.

Office-Management praktisch umgesetzt

Als der gebuchte Ordnungscoach – es ist übrigens eine Sie – kommt, bin ich sehr nervös. Einerseits ist mir mein Chaos mehr als unangenehm, andererseits hoffe ich auf nachhaltige Besserung. Marion Perkonigg, Ordnungscoach für Home und Office, nimmt sich als erstes mein Home-Office vor.

Hier gilt es erst einmal Schaden zu begrenzen (Stichwort Rechnungen), aber auch ein langfristiges System zu schaffen. Ich will gleich mit dem Aufräumen loslegen, Ordnungscoach Marion Perkonigg bremst mich. „Zuerst besprechen wir deine Abläufe und entwickeln ein individuelles System, das kannst du gleich praktisch umsetzen.“ Gesagt, getan.

Die ausgebildete Buchhalterin fängt an, verschiedene Kategorien zu schaffen und Ordner und Ablagen damit zu beschriften. Und plötzlich haben Dokumente, Verträge, Rechnungen, Belege, Infomaterial und die allgemeine Post fix benammste Plätze, mit Farbleitsystem. Sie nimmt den Stapel vom Schreibtisch und ich fange an, alles zuzuordnen. Nach drei Stunden haben wir uns einen Kaffee mehr als verdient. Der Schreibtisch und auch die Regale in meinem Büro sind aufgeräumt.

Das System, um ein System zu schaffen:

• Strukturen aufbauen
• Entrümpeln und Ausmisten
• Ablagesysteme anpassen
• Arbeitsumfeld optimieren
• Offenes von Erledigtem trennen

Ab jetzt gibt es kein Suchen mehr, nur mehr ein sofortiges Zuordnen und Abarbeiten. Das Gleiche macht sie mit meinem Laptop, auch der erhält eine fixe Ordnerstruktur, nach der ab jetzt abgespeichert wird. Doch der Teufel steckt wie immer im Detail…

Kostenoptimierung und „Aktuell halten“ sind ein Teil der Ordnung

Jetzt, wo alle Zettel ihr Zuhause haben, geht es an die Detailarbeit. Marion Perkonigg schreibt mir eine To-Do-Liste, was ich alles bis zu unserem nächsten Termin zu tun habe.

Die Liste:

• Verträge prüfen und Kosten optimieren (Internet, Telefon etc.)
• Versicherungen überprüfen, ob sie noch für meine Bedürfnisse passen und die wesentlichen Risiken abdecken
• Wichtige Termine in den Kalender eintragen (USt-Zahlungen, Überweisungen etc.) und Daueraufträge/Lastschriften für immer wieder kehrende Zahlungen einrichten (Miete, Strom, Versicherungen etc.)
• Selbstbeobachtung, ob das neu erstellte System so für mich passt, oder es noch adaptiert werden muss

In vier Wochen kommt mein Ordnungscoach wieder zu mir. Tatsächlich herrscht am Schreibtisch noch Ordnung. Alle Zettel verschwinden sofort in dem für sie bestimmten Ordner, die laufende Buchhaltung wird bei Eingang zugeteilt in Belege, offene Rechnungen, zu schreibende Rechnungen und am Laptop finde ich auf Knopfdruck, was ich suche.

Mein Fazit:

Für das Internet und das Telefon habe ich günstigere Anbieter gefunden, die nicht mehr gebundenen Verträge gekündigt, Lauffristen sind im Kalender eingetragen und die Buchhaltung wird quartalsweise erledigt (in insgesamt zwei Stunden, die ich vorher alleine zum Suchen verwendet habe).

Aller Anfang war schwer, vor allem das Durchbrechen von Gewohnheiten. Doch wie immer ist alles eine Frage der Übung und der Konsequenz. Konkrete Einsparung an Geld: 80 Euro/Monat und an Zeit: 8 Stunden/Monat.

Meine Lebensqualität ist gestiegen, mein Stresspegel gesunken und vor allem meine Nerven werden geschont. Und ich bin motiviert, nun auch die anderen Ordnungsbaustellen wie meinen Kleiderschrank und die Spielsachen der Kinder anzugehen – denn mit System verräumt es sich leichter.

Titelbild: © Fotolia/denisismagilov