Zeitmanagement mit der Pomodoro-Technik

Zeitmanagement scheint gerade für Frauen ab 30 das große Thema zu sein. Ich höre das immer wieder als vorrangiges Problem bei Kundinnen und Userinnen. Kein Wunder: Kinder, Familie, Business und Freizeit zu schaukeln verlangt uns einiges ab – da können die zur Verfügung stehenden 24 Stunden pro Tag schon mal knapp werden.

In diesem Beitrag stelle ich die Zeitmanagement-Methode Pomodoro vor. Du erfährst, wie sie funktioniert, welche Vorteile sie bringt und wie es mir damit ergangen ist.

Für mich ist Zeitmanagement auch eines der großen Kapitel, die ich in den Griff bekommen möchte. Durch meine Scannerpersönlichkeit werde ich sehr leicht abgelenkt, insbesondere wenn ich durch Social Media Kanäle surfe und so viele spannende Ideen sehe, die ich mir gleich mal näher ansehen möchte.

Am Ende des Tages habe ich dann leider oft zu wenig von meinen wichtigen Aufgaben erledigt. Ich habe zwar Stunden ohne Unterbrechung am Computer verbracht, meine Augen schmerzen, dennoch habe ich nicht das Gefühl, richtig viel weitergebracht zu haben.

Zeit, sich die Pomodoro-Technik, die für fokussiertes Arbeiten bekannt ist, einmal näher anzuschauen:

Pomodoro-Technik? Was haben Tomaten mit Zeitmanagement zu tun?

Die Pomodoro-Technik wurde von dem italienischen Unternehmer Francesco Cirillo erfunden – und zwar in den frühen 90er Jahren. Er wollte eine Methode entwickeln, bei der die Menschen mit der zur Verfügung stehenden Zeit arbeiten und nicht gegen sie.

Dazu unterteilte er den Arbeitstag in kleine 25-Minuten Häppchen, in denen man fokussiert und konzentriert an einer Aufgabe arbeitet. Jeder 25-Minuten Einheit folgt eine 5-Minuten Pause, nach vier Einheiten eine längere Pause. Der Name Pomodoro stammt übrigens von der tomatenförmigen Eieruhr, die Cirillo verwendet hat, um die einzelnen Einheiten zu tracken.

So funktioniert die Pomodoro-Technik

1.    Überlege dir deine Tasks für den ganzen Tag: große To-Dos, kleine To-Dos, Dinge, die du schon ewig vor dir herschiebst – egal. Schreib alles auf.

2.    Zerteile große To-Dos in mehrere kleine Schritte, die in 25 Minuten erreicht werden können. Beispiel: Blogartikel schreiben und veröffentlichen – das geht nicht in 25 Minuten, eh klar. Also zerlege es zum Beispiel so: Recherche für Blogartikel  – 25 min.; Keywords recherchieren – 25 min.; Text erstellen – 25 min; Feinschliff Text – 25 min.; Bilder suchen – 25 min….usw.

3.    Verteile diese einzelnen „Pomodoros“ (Arbeitsschritte) auf deinen Pomodoro-Tag. Ich nutze dafür die Seite pomofocus.io. Dort kann ich die einzelnen Tasks eintragen und mit einem Timer für Tasks und Pausen abarbeiten.

4.    Beginne mit dem ersten Task. Konzentriere dich für volle 25 Minuten auf diese Aufgabe – ohne Ablenkung oder Unterbrechungen. Schalte am besten dein Handy auf lautlos und schließe Browserfenster und alles, das dich ablenken könnte (Stichwort: E-Mail und Social Media).

5.    Wenn der Timer nach der Einheit klingelt, mache 5 Minuten Pause – richtig Pause! Also nicht schnell mal auf Facebook vorbeisurfen oder Mails checken. Mach irgendetwas, das nichts mit der Arbeit zu tun hat. Hol dir einen Kaffee, schau aus dem Fenster, schnappe kurz frische Luft, meditiere…

6.    Nach der Pause geht es weiter mit der nächsten Einheit.

7.    Nach 4 Pomodoro-Einheiten lege eine längere Pause ein, empfohlen werden 20 Minuten.

Du wirst jetzt wahrscheinlich einwerfen, dass es schwer ist, einen Arbeitstag ohne Unterbrechungen durchzuplanen. Was tun, wenn der Kunde anruft? Wenn ein Co-Worker eine Frage hat oder ein ungeplantes Meeting anberaumt wird?

Es gibt zwei Möglichkeiten: du unterbrichst deine Pomodoro-Einheit, indem du den Timer stoppst oder du verschiebst die Unterbrechung auf die Zeit nach deiner Einheit. Cirillo empfiehlt folgende Vorgehensweise:
⦁    Informiere dein Gegenüber, dass du gerade an einer Aufgabe arbeitest.
⦁    Vereinbare einen Zeitpunkt, wann du dich um die (unterbrechende) Angelegenheit kümmern kannst.
⦁    Trage den Zeitpunkt fix in deinen Kalender ein und gehe dann aktiv auf dein Gegenüber, das du vertröstet hast, zu.

Plane in deinen Pomodoro-Tag also auch Pufferzeiten für Unvorhergesehenes ein. Mehr dazu weiter unten.

Vorteile der Pomodoro-Technik:

⦁    Du fokussierst dich stärker auf die Dinge, die du dringend erledigen musst (auch Unliebsames wie Rechnungen zahlen, Buchhaltung…).
⦁    Du bist weniger anfällig für Ablenkungen.
⦁    Du holst das Maximum aus deiner Konzentration heraus.
⦁    Durch die regelmäßigen Pausen bist du am Ende des Tages weniger gestresst, deine Augen sind weniger müde und du hast dich mehr bewegt (wenn du in den Pausen aktive Bewegung eingebaut hast).
⦁    Durch den erhöhten Fokus und die kurzen Konzentrations-Sprints kannst du deine Produktivität erhöhen.
⦁    Produktivität ist ja bekanntlich nicht alles: aber wenn du mehr Aufgaben in weniger Zeit erledigst, hast du mehr Zeit, um Dinge zu tun, die du wirklich machen willst.

In der Literatur werden noch viele weitere Vorteile genannt, aber diese Vorteile waren für mich die vorrangigsten, um diese Methode auszuprobieren.

Meine Erfahrungen

Ich bin normalerweise nicht der große Planer. Ich hatte anscheinend immer einen eingebauten, automatischen Timer: ich wusste, welche Deadlines wann waren und brauchte auch diesen Deadline-Druck, um (insbesondere bei Tätigkeiten, die ich gerne herauszögerte) Dinge zu erledigen.

In den letzten Jahren fällt es mir aber zunehmend schwerer, mein Zeitmanagement im Griff zu behalten. Entweder sind die Ablenkungsmöglichkeiten vielfältiger geworden oder meine Ablenkungsanfälligkeit ist gestiegen…wer weiß das schon so genau? Aber egal, ich wollte an meiner Effizienz arbeiten und habe daher die Pomodoro-Technik ausprobiert.

Dazu habe ich das Tool pomofocus.io verwendet (in der kostenlosen Grundvariante). Hier kannst du ganz einfach deine Tasks eintragen und einen Timer aktivieren. Nach Ablauf der Pomodoro-Zeit (du kannst auch selbst einen Zeitraum auswählen, automatisch sind die 25 Minuten eingestellt) ertönt ein leises Klingeln. Weiter geht es mit einer Pause. Hier kannst du dann auch zwischen kurzer (5 Minuten) und langer (15 Minuten) Pause wählen.

Am Ende jeder Aufgabe kannst du sie als erledigt abhaken. Das ist meine Lieblingsbeschäftigung.

Ich bin positiv überrascht, wie gut es funktioniert und um wie viel fokussierter ich mit der Pomodoro-Technik arbeite. Ablenkungen habe ich weitestgehend abgedreht. Dabei ist mir aufgefallen, wie erschreckend oft ich in mein E-Mail Postfach schaue – das war schon fast eine Art Suchtverhalten. In den ersten Pomodoro-Einheiten habe ich Outlook ungefähr 5-mal geöffnet, rein aus Gewohnheit. Das habe ich zum Glück immer sofort bemerkt und das Programm auch gleich wieder geschlossen.

Ohne störende Ablenkungen habe ich meine Aufgaben viel schneller als sonst erledigt. Echt cool! Also an Tagen, an denen ich viel schreibe und den größten Teil des Tages am Schreibtisch verbringe, funktioniert diese Methode bei mir sehr gut.

Wichtig ist auf jeden Fall, dass ich mir 3-4 Pomodoros freihalte für unvorhersehbare Aktivitäten. Manchmal ergibt sich im Laufe des Tages eine Kundenanfrage, ein neuer Auftrag oder ein Projekt. Diese können nicht erst am nächsten Tag beantwortet werden. Das kann nicht warten. Durch das Freihalten von Einheiten erhalte ich die notwendige Flexibilität, die ich brauche, und fühle mich nicht zu sehr eingeengt.

Tipps und Tricks zur Pomodoro-Technik für Anfänger:

Gerade am Anfang kann es schwer fallen in den 25-Minuten Rhythmus zu finden. Sei hier nicht zu streng mit dir.

Wenn du eine Aufgabe partout nicht in 25 Minuten quetschen kannst, dann teile sie auf mehrere Pomodoros auf. Aber wenn die Intervalle wirklich zu kurz sind für dich, kannst du auch andere wählen. Du kannst auch 40 oder 50 Minuten konzentriert arbeiten und dann 10 Minuten Pause einlegen. Bei dem Online-Tool pomofocus.io kannst du die Zeiten der Aufgaben und Pausen individuell verändern.

Wenn du deine geplante Aufgabe schon vor Ablauf der 25 Minuten erledigt hast, umso besser. Du musst dann nicht herumsitzen und Däumchen drehen. Du kannst schauen, ob du eine superschnelle Aufgabe findest, die du noch erledigen kannst. Wie wäre es zum Beispiel, wenn du dein E-Mail Postfach 10 Minuten lang aufräumst? Oder Newsletter abbestellst, die du schon ewig nicht mehr liest?

Dich überfordert es, deinen Arbeitstag komplett durchzutakten? Das musst du nicht. Du kannst die Pomodoro-Technik auch nur für bestimmte Arbeitsgebiete oder zu bestimmten Tageszeiten anwenden: so kannst du Bereiche, wo du wirklich konzentriert arbeiten musst, mit dieser Technik planen. Wenn ich einen Blogbeitrag schreibe, hilft es mir ungemein, wenn ich eine ablenkungsfreie Zone schaffe. Oder du nutzt die Technik nur in den Randstunden des Tages, morgens um wichtige Dinge wegzuarbeiten und abends um deine Aufgaben zu planen.

Auch wenn du einen Tag hast, der mit Terminen, Meetings und Telefonaten gepflastert ist, kannst du die Teilzeit-Pomodoro-Technik anwenden. Denn ich habe festgestellt, dass sie bei mir nur dann wirklich gut funktioniert, wenn ich einen Arbeitstag am Schreibtisch ohne gröbere Unterbrechungen habe. Also warum nicht, nur Teile der Arbeitszeit damit planen?

Bei mir funktioniert die Pomodoro-Technik erstaunlich gut und ich werde sie zumindest in der Teilzeit-Variante weiterhin anwenden. Bist du dabei?